I almindelig brug refererer "bureaukrati" til en kompleks og specialiseret organisation (især en statslig organisation) sammensat af ikke-folkevalgte, højt uddannede professionelle administratorer og dommerfuldmægtige ansat på fuld tid til at udføre administrative tjenester og opgaver. Bureaucratic organisationer er brudt op i specialiserede afdelinger eller ministerier, at hver især er tildelt ansvar for at forfølge et begrænset antal regeringens mange officielle mål og politikker — dem, der henhører under en enkelt relativt smalle funktionelle domæne. Afdelinger eller ministerier er opdelt i afdelinger, der hver har fået tildelt endnu mere specialiserede ansvar for varetagelse af forskellige dele eller aspekter af afdelingens overordnede opgaver, og disse divisioner er igen sammensat af flere kontorer eller bureauer med endnu mere minutiøst specialiserede funktioner (og deres egen underafsnit). Bureaucratic organisationer afhængige altid af princippet om hierarki og rang, som kræver en klar og utvetydig kommandovej hvorigennem "højere" embedsmænd overvåge de "lavere" embedsmænd, der naturligvis overvåger deres egen underordnede administratorer inden for de forskellige underafdelinger og sub underopdelinger af organisationen. Bureaucratic organisationer er typisk charcterized af stor opmærksomhed til den præcise og stabile afgrænsning af myndighed eller kompetence blandt de forskellige underområder og blandt de tjenestemænd, som omfatter dem, der sker primært ved at kræve, at organisationens medarbejdere til at betjene strengt efter faste procedurer og detaljerede bestemmelser om routinize næsten enhver beslutningsproces. Nogle af de vigtigste af disse regler og procedurer kan være angivet i love og dekreter udstedt af de højere "politiske" myndigheder, der er beføjet til at indstille de officielle mål og generelle politikker for organisationen, men øverste niveau (og endda medium-niveau) bureaukrater typisk er delegeret betydelige skønsmæssige beføjelser til at udarbejde deres egne detaljerede regler og procedurer. Fordi incitamentsstrukturer af bureaukratiske organisationer i vid udstrækning involverer givende streng overholdelse af formelle regler og straffe uautoriseret afvigelser fra standardforskrifter (snarere end fokusere på målbare individuelle bidrag mod faktisk at nå organisationens politisk tildelt mål), sådanne organisationer har tendens til at stole meget stærkt på omfattende skriftlige optegnelser og standardiserede formularer, der tjener primært til at dokumentere, at alle beslutninger om "enkeltsager" blev taget i overensstemmelse med godkendte retningslinjer og procedurer i stedet for blot afspejler personligt præferencer eller subjektive dom af den enkelte bureaukrat involveret. Klassiske sociale videnskabelig analyse af bureaukrati var pioner sociolog Max Weber i hans 1922 bog økonomi og samfund. Weber, ligesom det gode tyske han var, mente, at en permanent, veluddannet, samvittighedsfuld, "ikke-partisan," preussiske-stil bureaukrati professionelt forpligtet til at gennemføre uanset de legitime herskere af staten kunne nå frem til beslutninger var den bedste organisationsformular endnu opdaget for rationel og effektiv udøvelse af kollektive sociale mål i et moderne samfund med en specialiseret og meget komplekse arbejdsdeling. i sine skrifter, Weber lagt betydelig vægt på viser veje, hvor den gradvise udvikling af moderne bureaukratiske metoder og værdier bidraget til at fjerne de formidable hindringer for økonomisk udvikling, social fremgang og politisk stabilitet, som havde været forbundet med langt mindre professionaliseres og systematiseret praksis af regeringens administration i feudale Europa og de fleste andre premodern samfund. Mens de fleste andre sociale videnskabelige studerende bureaukrati har anerkendt den historiske betydning af bureaukratiske organisatoriske teknikker til at skabe kraftfulde, centraliserede nationalstater (og andre meget store organisationer som moderne erhvervsvirksomheder og fagforeninger) der dominerer i den industrialiserede verden af 1900-tallet, det er rimeligt at sige, at de generelt har været betydeligt mindre ensidigt godkendelse af bureaukrati, end Weber var. Trods deres mange fordele for beskæftiger sig effektivt og effektivt med rutine, tilbagevendende problemer i et nogenlunde stabilt og forudsigeligt miljø, bureaukratiske metoder også har deres mørke side. Optaget og forfremmet i vid udstrækning på grundlag af uddannelsesmæssige legitimationsoplysninger og anciennitet i organisationen og beskyttet af civil servicepersonale praksis designet til at give en høj grad af jobsikkerhed, bureaukratiske embedsmænd har tendens til at være meget godt isoleret fra ansvaret for de eksterne konsekvenser af deres beslutninger og handlinger, så længe de forbliver formelt inden for fastsatte procedurer. Sådan sociologer som Robert K. Merton og Michel Crozier har vist, at belastninger på tjenestemænd i overensstemmelse med faste regler og detaljerede procedurer, når føjet til højt specialiserede agenturer til at forfølge kun vælge nogle af de mange målsætninger, som regeringen har fastsat, smalle ansvar helt regelmæssigt fører bureaukrater at blive defensive, stiv og helt unresponsive presserende individuelle behov og bekymringer for de private borgere og uden for organisationer som de kommer i professionel kontakt. ("Det er ikke min afdeling. jeg ikke kan hjælpe dig.") Fordi lønninger og forfremmelsesmuligheder af tjenestemænd, der arbejder i store bureaukratier sjældent afhænger målbare succes eller effektiviteten af organisationen i at nå sine større mål, (som ofte er især vanskeligt at måle i regeringsorganer og andre almennyttige orienterede organisationer, der mangler en klar "bundlinjen"), og da enhver afvigelse fra etablerede rutiner altid kræver tilladelse fra remote højere niveauer i hierarkiet, store bureaukratiske organisationer har en tendens til at være meget langsomme og besværlige i at træffe vigtige politiske beslutninger (fænomenet "sorteper") og er især kedelige-opfattende i at anerkende og reagere på følgerne af større ændringer i økonomiske, sociale og teknologiske forhold og omstændigheder uden for organisationen, selv. Med andre ord, enkelte embedsmænd arbejder under bureaukratiske incitament systemer ofte finde det at være i deres egen bedste interesse at overholde stift til interne regler og formaliteter i et rituelt mode, opfører sig som om "ordentlig procedure" var vigtigere end de større mål for betjener deres kunder eller offentligheden, at de angiveligt er designet til at udføre (fænomenet "bureaukrati").